利用“家庭组”功能实现律师团队文档共享

律师的工作本质是具有专业知识的共同体的智力劳动和体力劳动,二者在每个律师团队或每个律师工作中所占比例各不相同,除了工作内容决定以外,很重要一点在于是否采取了高效的工作方法以避免大量重复性劳动,是否将团队先前的研究成果体系化以飨后人。在这个过程中,团队的文档共享机制显得尤为重要。然而,专门的knowledge management(KM)系统,一则成本高昂,二则未必符合实际需求,三则存在繁琐的登录过程,对于惜时如金的律师或者不熟悉电脑网络的律师,不免鸡肋。本文所介绍的文档共享机制,基于Microsoft Windows 7 以上系统自带的“家庭组”功能,无需任何第三方软件,简便、易行。

一、家庭组功能简介

家庭组功能是Windows 7以上系统高级版本所提供的一种基于家庭网络的文件共享机机制。在Windows XP或Windows Vista系统中则无此功能,同样在Windows 7 / Windows 8 / Windows 10系统下,只有较高级的版本才具有此功能,家庭普通版则无此功能。因此,推荐使用Windows 7旗舰版或Windows 8.1 专业版作为日常工作系统。Windows 10现阶段尚处于各种不完善阶段,为了工作平台稳定,建议不要尝试以此作为常用工作系统。
附上各版本的Windows 系统下载地址:http://www.msdn.hk/,在右侧选择“操作系统”后,选择合适的操作系统镜像下载。至于安装、激活等事宜,请自行搜索。如自己无法完成,可联系本所IT辅助人员解决。

二、创建家庭组——以Windows 8.1专业版示例

1、打开家庭组:开始菜单右键→控制面板→网络和Internet→家庭组,如下所示:
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2、创建家庭组:单击“家庭组”→创建家庭组→下一步→选择共享文件夹、生成家庭组密码,如下所示:
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3、更改家庭组密码:
系统默认设置的密码为随机密码,不易于识记,因此可以通过修改密码,将家庭组密码设置为通俗易记的密码,以告知家庭组的其他成员,用于查看或编辑家庭组共享的文档。但同时请设置较为复杂的密码类型,以防止家庭组文档信息泄密。
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4、设置文档共享:
在资源管理器里选择任何需要共享的文档,右键单击→共享→选择相应的共享人及共享权限类型,如下所示:
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